Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Jack Administratiekantoor is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid. Wij hechten grote waarde aan de privacy van onze cliënten en bezoekers van onze website en handelen te allen tijde in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via het contactformulier of tijdens een samenwerking). Hieronder vind je een overzicht van de gegevens die wij kunnen verwerken:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en KvK-nummer
• Adresgegevens (vestigingsadres en/of privéadres)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Financiële gegevens (facturen, bankafschriften, loongegevens, btw-nummers)
• Burgerservicenummer (BSN) — uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is voor fiscale aangiften
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website (geanonimiseerde analytische data)

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Jack Administratiekantoor verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van onze administratieve, fiscale en adviesdiensten (zoals boekhouding, btw-aangifte en inkomstenbelasting).
• Het verzorgen van NIWO vervoermanagementdiensten conform geldende wet- en regelgeving.
• Het afhandelen van betalingen en facturatie.
• Om telefonisch of per e-mail contact op te nemen indien dit nodig is voor de dienstverlening.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen vanuit de Belastingdienst en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

4. Grondslagen van verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend op basis van ten minste één van de volgende juridische grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om onze afgesproken administratieve werkzaamheden uit te kunnen voeren.
• Wettelijke verplichting: Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verzamelen en te bewaren voor overheidsinstanties zoals de Belastingdienst.
• Gerechtvaardigd belang: Voor een efficiënte bedrijfsvoering, kwaliteitscontrole en het onderhouden van onze klantrelaties.

5. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Jack Administratiekantoor bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Voor administratieve en fiscale gegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar (ingevolge artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Gegevens die via contactformulieren worden verstrekt en niet leiden tot een klantrelatie worden uiterlijk binnen 12 maanden verwijderd.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen jouw gegevens onder geen enkele voorwaarde aan derden. Wij verstrekken jouw gegevens uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:

• De Belastingdienst en andere bevoegde toezichthouders (zoals het NIWO of de ILT).
• Leveranciers van gecertificeerde boekhoud- en cloudsoftware waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten ter bescherming van jouw privacy.
• Onze bank voor het verwerken van betalingen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat (HTTPS), en onze interne systemen zijn beveiligd met actuele authenticatiemethoden en back-ups.

8. Jouw rechten

Onder de AVG heb je duidelijke rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Je hebt het recht te weten welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om gegevens te wissen, voor zover dit niet in strijd is met wettelijke fiscale bewaarplichten.
• Recht op beperking en bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens.
• Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om je gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen om over te dragen.

Verzoeken kun je sturen naar jackadministratiekantoor@gmail.com. We reageren binnen vier weken op je verzoek. Mocht je niet tevreden zijn over de afhandeling, dan heb je tevens het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele en geanonimiseerde technische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert en geoptimaliseerd kan worden.